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通知公告
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關于做好2019年檔案歸檔移交工作的通知
上傳時間:2019-03-21 10:53:00  瀏覽:

南寧學院交通學院

交院〔2019〕4號


于做好2019年檔案歸檔移交工作的通知

各科室:

根據《關于做好2019年檔案歸檔移交工作的通知》(南院辦〔2019〕1號)精神,結合我院實際,現將有關歸檔工作通知如下

一、歸檔內容范圍

(一)2018年1月1日至2018年12月31日期間,學院在黨政管理、科研、教學等各項活動中產生的具有保存價值的文件材料。

(二)文件材料歸檔范圍及具體要求請參照《南寧學院交通學院檔案歸檔范圍統計表》(附件1)。

(三)歸檔的文件材料載體包括紙質及相應的聲像、電子、實物等,不同載體的文件材料應一同歸檔。

(四)以學校名義獲得市級以上的獲獎證書、獎牌、獎杯、錦旗,對外交流活動中獲贈的具有保存價值的實物禮品。

二、歸檔要求

(一)收集歸檔的各類文件材料要求為原件,復印件和傳真件等一般不能作為歸檔文件材料。

(二)聲像檔案歸檔要求:

照片、錄音、錄像檔案材料必須附有文字說明,內容包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等元要素。

(三)電子文件歸檔的做法與要求

各檔案歸檔負責人將本人負責的2018年工作中形成的有保存價值的電子文件(含各種圖表、數據、聲像等數字文件)收集后拷貝成一個文件夾進行提交。具體要求如下:

1.電子文件必須是正式件的定稿版。

2.原則上一文一件,成套文件可建子文件夾。

3.文件名必須是文件標題。

4.子文件夾的名稱要能概括反映所包含文件的內容,如“××會議”、“××事件”。

5.專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件歸檔。

三、其他要求

(一)各負責人檔案歸檔時間從發文之日起至2019年3月28日止。各負責人須按時將檔案材料及《南寧學院檔案交接登記表》(附件2)提交至學院綜合科唐梅老師處,歸檔過程中,有不清楚的地方可以與綜合科唐梅老師溝通。

(二)未按期移交檔案材料,從而影響學院檔案移交工作的,學院將視情況進行通報。

附件: 1.南寧學院交通學院檔案歸檔范圍統計表

     2.南寧學院檔案交接登記表

                                 南寧學院交通學院

                              2019年3月21日

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